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como organizar una boda

¿Cómo organizar una boda, y no morir en el intento?

En esta vida, todo debe tener un principio. Así que si eres de los que acaba de poner la rodilla en el suelo para entregar el anillo y hacer la pedida de mano… Lo que vamos a contar hoy aquí, os interesa a ti y a tu pareja!
El éxito de una boda, depende del margen de tiempo dedicado a la preparación, y del correcto orden de los pasos a seguir. Porque si, por algun sitio se debe empezar a organizar una boda. Las cosas no ocurren por si solas, ni suceden por arte de magia. Es normal que ahora mismo estéis perdidos. La gran mayoría de la gente solo se casa una vez en la vida. Y empezar a organizar un evento tan grande y tan lejano… suele intimidar.

Por eso no he dudado en pedir a Laura de Events by Lau que me despeje algunas dudas que yo mismo he detectado, o que mis parejas me han preguntado alguna vez. Creo que su experiencia como wedding planner nos puede dar un perfecto punto de partida para saber cómo preparar una boda. Es esencial saber por donde empezar a preparar vuestro gran día por varios motivos. Primero para poder disfrutar del proceso, segundo para no tener sorpresas económicas en un futuro, y tercero para lograr un día de 10 para vivir y compartir con todos los vuestros. ¿Vamos al lío?

– Hola Laura! Como estas? Tu primera pregunta no puede ser otra:

¿Por dónde se empieza a organizar una boda?

Hola Marc! Muchas gracias por estar aquí. Pues mira, mi recomendación para empezar a preparar una boda creo que va más allá de tener claro lo evidente: número de invitados, si queremos tener una boda de día o de tarde, si preferimos un banquete tipo tradicional o algo más dinámico…

Definir a grandes rasgos lo que queremos, antes de empezar a contactar con preveedores, es muy importante para marcarnos un rumbo y saber lo que queremos y lo que no. Una vez echo este ejercicio; las respuestas de las tres preguntas clave que te dejo a continuación, van a ser la llave para poner los cimientos de vuestra boda:

  1. ¿Qué queremos transmitir con nuestra boda?

    ¿Es un puro trámite? ¿Es una fiesta para celebrar con toda la gente que amamos nuestro amor? ¿Queremos que nuestra boda sea tradicional? ¿Y si buscamos ir más allá, con una idea que rompa todos los protocolos y esquemas de nuestros invitados?

    Dedicar tiempo a analizar esta pregunta creo que puede ayudarnos mucho a la hora de definir prioridades, enfocarnos y ser fieles a nuestra forma de ser. Tener en cuenta esta pregunta, nos ayudará a visualizar cómo de diferente queremos que sea nuestro enlace.

    Todas la parejas siempre dicen: «queremos una boda distinta». Pero no nos engañemos, el esqueleto básico de una boda sigue siendo el mismo parar todas. Existe un patrón que se repite en el 95% de los casos. Saber que queréis transmitir en vuestro día, ayuda a salir de esa estructura. Y es así como conseguimos sorprender a los invitados.

  2. ¿Qué queremos que sea diferente en nuestra boda?

    El catering, la puesta en escena, el orden de las acciones (por ejemplo: primero banquete, luego ceremonia y baile para el final), o música en vivo… Existen mil y una posibilidades para sorprender a nuestros invitados con algun elemento inesperado.

    Sólo con este ejercicio podemos concretar, ser exactos y conseguir organizar una boda única. Sino, para los invitados, vuestra boda no dejará de ser «una boda” más en la que no pasó nada especial más allá del propio enlace. Lo que nos lleva a…

  3. ¿Qué presupuesto tenemos, y qué parte de este queremos dedicar a cada cosa?

    No sirve de nada empezar a contactar con proveedores si no tenemos claro lo que queremos invertir en nuestra boda. Porqué esto es algo que muchas veces (por inexperiencia) las parejas no lo tienen claro: una boda nos va a costar lo que estemos dispuestos a pagar por ella.

    Una vez definido el total del evento, el siguiente paso va a ser asignar un tanto a cada partida. Se tiende a pensar que el espacio y el catering van a llevarse una gran parte del presupuesto. Pero no tiene porque ser así. Puede que prefiramos invertir menos en el espacio o el catering de nuestra celebración y así poder invertir más dinero en la puesta en escena y el show.

    Al final todo se reduce a una cuestión de prioridades. Pero debemos tener claro qué parte del presupuesto total vamos a inveritir en cada partida de la boda, para así saber que servicios o proveedores encajan mejor con nuestra idea de boda.

– Buen comienzo Laura! Ya les as dado trabajo a todas esas parejas que están empezando a preparar su boda. Pero para poder ir tranquilos…

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una boda des de cero?

En cuanto al tiempo… ¿quién soy yo para decir cuántos meses debemos dedicar a la organización de nuestra boda? He organizado bodas a dos meses vista de la fecha elegida y he organizado otras a un año y medio vista. Así que no hay un tiempo concreto, todo es posible si se tienen las ideas claras.

Si nuestra prioridad por ejemplo, es que el fotógrafo o el espacio para nuestra boda, sí o sí queremos que sea X proveedor, entonces, deberemos adaptarnos a su disponibilidad.

Siempre digo que el tiempo es muy relativo. Hay parejas que necesitan ir con mucha antelación para analizar, ver y comparar a los proveedores que realmente les interesan. Y hay otras que, con menos tiempo y de forma más intensiva, consiguen realizar los preparativos con éxito.

Sinceramente y es mi opinión personal, creo que va mucho en función de la forma de ser de cada pareja. Al final lo más importante de una boda, es que la gente que queremos que nos acompañe ese día, pueda estar ahí.

– Bien dicho! Oye, ya que tu has sacado el tema:

¿Cómo valorar y elegir a los proveedores de servicios de bodas?

Aquí me remito a la primera pregunta que me has hecho. Porque si tenemos claras las 3 respuestas de las preguntas clave, esto nos ayudará un montón a concretar el tipo de proveedor que queremos.

Aún y así, siempre recomiendo que una vez tengamos claro la partida del presupuesto que queramos dedicar a cada proveedor, es muy importante hacer una selección de los top 5 para nosotros. Vamos a empezar por contactar con ellos y a pedir disponibilidad para nuestra fecha. Y en función de sus respuestas nos vamos a tener que adaptar o modificar la hoja de ruta inicial.

También tener claro qué lo que nos transmite y la forma de ser de cada proveedor. Porque hay proveedores para todos los estilos y con los que, inconscientemente, conectamos más que con los demás. Así que más allá del presupuesto, el «feeling» también es algo que debe tenerse en cuenta.

Totalmente de acuerdo con eso de tener feeling con la pareja. Y ahora que más o menos ya tenemos una idea general, 

¿Cual es el “time-line” ideal para preparar una boda sin prisas?

El time-line para ir con tiempo es muy relativo, cómo ya he dicho. Pero para los más despistados, lo más importante es seguir estos pasos para no empezar la casa por el tejado:

Super claro Laura! Muchas grácias. Y ya para terminar…

¿Es imprescindible la figura de un/a wedding planner para una boda en 2021?

Es imprescindible para aquellas parejas que no puedan/quieran dedicar el tiempo que conllevan los preparativos, para quiénes quieran llevar su boda a otro nivel, que quieran un destination wedding o simplemente que quieran contar con el apoyo de una persona especializada en la organización de bodas que los guíe y les acompañe en todo el proceso.

El servicio de un/a wedding planner es acompañar y asesorar a las parejas, así como encontrar a los proveedores que más se ajusten al estilo que la pareja quiera plasmar en su boda. Contar con nuestra figura sirve para descargar la tensión y el trabajo que esto conlleva. Aportamos paz y tranquilidad.

Las que deciden no contar con wedding planner para su boda, luego se dan cuenta del fallo que han hecho. Ya que les habría ido muy bien contar con ese servicio. ¿Porqué? Sencillo razonamiento, creo. Una cosa es quererse ocupar de toda la preparación de la boda. Y la otra, durante el día de la boda, no tener que preocuparse por nada. Los que ya os habéis casado entenderéis a qué me refiero. Los que aún no habéis dado el sí quiero os lo cuento a continuación:

En nuestra figura hay distintas tareas, la primera y para mí la más importante a destacar: somos vuestra herramienta para que vuestro día salga sin contratiempos. No queremos organizar solos (a nuestro criterio), ni mandar en vuestra boda. Estamos para ayudaros, para sacar lo mejor de vosotros y de vuestras ideas. Para ejecutarlas mejor y conseguir que vuestro día sea aún más memorable. Para que vosotros en vuestro día sólo os preocupéis de darlo todo.

Nos gusta conocer a nuestras parejas, hablar mucho con ellas y saber cómo imaginan su día para así captar a la perfección lo que tienen en mente. Nos desvivimos por cada una de ellas, hacemos todo y más de lo que está en nuestra mano. Nos ocupamos de todo lo obvio y lo que nunca jamás creeríais posible. Con toda mi experiencia, he llegado a la conclusión que un organizador de bodas tiene súper poderes o algo parecido.

Laura Prat - Como organizar una boda
Foto: Laura Prat - Events by Lau

Además negociamos por vosotros, os ayudamos a diseñar el enlace y que éste hable de cómo sois. Os asesoramos, hacemos las visitas técnicas, nos reunimos las veces que haga falta con vosotros y los proveedores, vuestras pequeñas preocupaciones acaban siendo las nuestras y trabajamos para que disminuyan (y a ser posible, que desaparezcan). Estamos ante todo y en todo momento a vuestro lado.

El día de la boda hacemos que todo lo que habéis preparado durante tanto tiempo, cobre sentido y brille con luz propia. Haremos muchas cosas, algunas ni las vais a notar. Pero la más importante es ayudaros a mitigar los nervios y los contratiempos (porque sí, siempre los hay). Aportándoos calma y serenidad, coordinamos a los proveedores que hayáis elegido y a los invitados para cumplir los “timings”, movemos mobiliario, montamos arcos, colocamos todos los detalles, os recogemos la cola del vestido, y todo lo que haga falta. Nos anticipamos a todo para que os sintáis en una nube y que nada distorsione la magia que debe haber en vuestro día.

Tras hablar con nuestros clientes, la mayoría coinciden que el mejor dinero invertido en la boda ha sido en nuestra figura. ¿Porqué? Porqué la tranquilidad que han sentido con «lo menos material» de toda la boda, es lo más significativo.

Me parece un cierre de post buenísimo! Ha sido una gran idea contar contigo para poner en orden toda esta información. Podéis echar un ojo al trabajo de Laura en su web Events by Lau

Seguro que ahora, después de los tips y la información que has dado, las parejas que empiezan a organizar su boda saben por donde empezar. Si este es vuestro caso (muchas felicidades, antes que nada) y disfrutad mucho del proceso. Porque si se hace bien, y con amor, con una boda en la vida hay suficiente.

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